Acheter des prestations intellectuelles dans un écosystème aussi mouvant que celui des startups n’est pas chose aisée. Lourdeur administrative, logiciels complexes, appels d’offres jugés trop techniques… Tels sont, en substance, les griefs formulés par les startups vis-à-vis des services achats. Comment travailler main dans la main en bonne intelligence ? Voici 5 rappels de bon sens.
1. Simplifier le cahier des charges et éviter la surcharge contractuelle
Les appels d’offres doivent être clairs et concis, les contrats courts et synthétiques. Il s’agit également de limiter les demandes de documentation abusives. Il ne faut pas oublier que la grande majorité des startups ne possède pas les ressources internes suffisantes (juriste, etc.) pour traiter toutes les demandes de documentation.
2. Abaisser les seuils de référencement
Coté sourcing, il est conseillé d’abaisser les seuils de référencement ou, du moins, de les alléger avec un processus de référencement « rapide » tout en restant bien vigilant quant à la dépendance économique des fournisseurs. Un point éminemment crucial pour des petites startups en devenir.
3. Avoir un contrat agile
Le temps des grands comptes n’est pas celui des startups. Ces dernières sont plus rapides en termes de prise de décision et influencées par le « time to market ». Autrement dit, tout doit aller très vite pour une mise sur le marché rapide. Il faut savoir être souple ! Ainsi, dès que les fondements de partenariats sont posés, il faut signer très rapidement sinon il existe une vraie mise en péril des projets d’innovation voire la perte d’un avantage concurrentiel. Un mois semble être une durée raisonnable pour négocier sur la partie contractuelle. Les CGVS (conditions générales de vente simplifiées) et les CGAS (conditions générales d’achats simplifiés) ont vocation à être adaptées afin d’être le plus digeste possible. Les règles du jeu doivent également être explicites des deux côtés et pouvoir faire l’objet de discussion. Ainsi, un résumé de ces CGA et CGV avec 4 à 5 points clés est recommandé.
4. Bien définir la propriété intellectuelle
La propriété intellectuelle est un sujet sensible pour les startups dans la mesure où elle constitue leur principal actif. Plusieurs scénarios sont possibles pour bien travailler avec une start-up. En période d’investigation, soit il s’agit d’une signature contre rémunération d’un contrat de recherche/développement classique avec définition de la propriété intellectuelle potentielle, licence de la propriété intellectuelle existante et future, ou prise de participation. Enfin, il est souvent recommandé de prévoir des dispositions spécifiques si le donneur d’ordres veut entrer au capital de la startup ou disposer d’un droit de rachat préférentiel.
5. Payer en temps et en heure
La trésorerie est le nerf de la guerre chez les startups. Ainsi, payer à 30 ou 40 jours voire plus une startup, aura des impacts négatifs sur sa trésorerie et par là-même sur sa capacité à innover.
« Les services achats ont trop tendance à nous traiter comme des fournisseurs lambda alors qu’ils devraient plutôt se comporter comme des grands frères en nous aidant à grandir. Ils n’ont pas adapté leur process achats à l’univers des startups. Les logiciels sont trop complexes, les appels d’offres souvent lourds et incompréhensibles. Il y a trop de paperasse. Sans compter les délais de paiement trop longs qui peuvent nuire fortement à la trésorerie des startups. Or, sur ce sujet, nous n’avons pas, en tant que startup, un fort pouvoir de négociation », explique Julien Masson, directeur de Whyers, jeune entreprise fondée en juillet 2014 qui organise et anime des ateliers pour le compte de grandes entreprises afin de les aider à accélérer la création des prototypes de leurs nouveaux produits ou services. Julien Masson reconnaît cependant la bonne connaissance et la vigilance des achats dans le domaine de la propriété intellectuelle. Ses conseils lancés aux services achats ? « Plus de simplicité, de communication et surtout donner envie ! »
Whyers propose trois niveaux d’actions. Le premier est centré autour de l’« inspiration » avec une explication autour des méthodes d’élaboration d’un business model. Le second niveau est celui de l’« idéation », les startupers interviennent à l’occasion d’un bootcamp ou d’un hackathon. Au niveau trois, le grand compte attend l’« accélération » autour d’un projet précis.