En raison de la complexité et multiplicité des coûts inhérents à l’achat de prestation intellectuelle ou de service, l’évaluation de son coût global d’acquisition (TCO) relève souvent du casse-tête pour les directions achats.
Peut-on évaluer et mesurer à l’aide d’indicateurs pertinents, le coût global d’une prestation intellectuelle ou de service (achats hors production) ? Parce que la question revenait régulièrement au sein des directions achats, la Médiation inter-entreprises a travaillé avec un cabinet de conseil aux entreprises spécialisé dans le domaine de l’organisation et du développement durable pour donner naissance à une méthodologie de calcul.
Cinq paramètres à prendre en compte par les achats
Celle-ci repose sur une décomposition du coût qui tient compte de cinq paramètres. Les trois premiers relèvent du TCO : le coût d’acquisition (ensemble des coûts relatifs au processus achat : qualité de la collaboration entre acheteurs et prescripteurs, connaissance du « juste besoin », du coût de l’acte d’achat dans l’organisation, etc.), le coût d’usage (ensemble des coûts relatifs à l’usage des produits ou services achetés) et enfin le coût de fin de vie (ensemble des coûts relatifs à la collecte, au traitement et à l’éventuelle revalorisation des déchets en fin de vie).
Deux autres briques ont été ajoutées à ces familles de dépenses dans le but d’obtenir un TCO étendu : le coût des risques RSE (accidents potentiels, problématiques de délais de paiement ou de processus d’achats du donneur d’ordres) ainsi que les opportunités RSE (soutien à l’emploi local, recours à des entreprises du secteur protégé et adapté, etc.)
Une évaluation en trois étapes
L’évaluation du coût global d’une prestation peut se faire en suivant trois grandes étapes.
- Ajouter le prix jour/homme à l’ensemble des coûts accessoires tels que l’acquisition d’un poste de travail, de matériel informatique ou encore l’abonnement au réseau. Des coûts qui seront ensuite additionnés et lissés selon une périodicité mensuelle applicable sur la durée de la prestation.
- Ajouter les frais professionnels (repas, transport, etc…). Des dépenses qui peuvent rapidement atteindre jusqu’à 30% du coût total !
- Intégrer les coûts internes de suivi de projet (organisation de workshop, etc…) pour obtenir le retour sur investissement attendu.
Experte en achats responsables, Dirigeante Asea et Vice-Présidente de l’ObsAR (Observatoire des achats responsables). Qu’est-ce qui freine encore les démarches de calcul du coût global dans les entreprises ? Il y a encore un problème de compréhension autour de cette notion de coût global, une confusion des termes qui brouille les pistes pour les acheteurs. Aujourd’hui il faut aller au-delà des « simples » coût d’acquisition, coût d’utilisation et réfléchir au coût des risques pour, in fine, créer de la valeur. Quelles sont les clés de la réussite d’une telle démarche ? Avoir une bonne vision des impacts en interne grâce notamment à l’implication active du contrôleur de gestion qui aidera les acheteurs à identifier les populations impactées par la démarche. Avoir également une bonne vision externe en communiquant avec les fournisseurs et en les aidant à répondre aux appels d’offres, ce qui n’est pas toujours facile ni ancré dans les habitudes des entreprises. Les secteurs en avance sur le sujet du coût global sont la construction, l’informatique ou encore les loueurs de véhicules longue durée (LLD). Les autres secteurs doivent aujourd’hui intégrer le fait que la notion de TCO a évolué vers celle du coût global pour tendre enfin vers celle du coût du cycle de vie. Nous n’en sommes qu’au début du processus puisque la norme ISO 20400 sur les Achats Responsables a été adoptée en février 2017.