Optimiser la gestion des Prestations Intellectuelles : rôle et collaboration de la DAF, de la DAH et de la DRH
La collaboration entre la Direction Administrative et Financière (DAF), la Direction des Achats (DA) et la Direction des Ressources Humaines (DRH) est primordiale pour optimiser la gestion des Prestations Intellectuelles au sein de l’entreprise.
Chacune de ces fonctions joue un rôle spécifique, mais leur synergie est fondamentale pour atteindre les objectifs organisationnels.
La Direction Administrative et Financière (DAF)
La DAF est responsable de la gestion financière globale de l’entreprise. Elle élabore et suit les budgets, gère la trésorerie et optimise les ressources financières.
Elle analyse les performances financières, assure le respect des normes comptables et fiscales, et prépare les rapports financiers destinés aux parties prenantes internes et externes.
Elle a également un rôle de conseil auprès de la direction générale sur les décisions stratégiques et gère les risques financiers.
La Direction des Achats (DHA)
La DHA veille à l’approvisionnement en biens et services indispensables à l’activité de l’entreprise. Elle définit une stratégie d’achats alignée avec les objectifs globaux de l’entreprise, identifie les besoins des différents départements et anticipe les évolutions du marché.
La DHA évalue les fournisseurs afin d’assurer des prestations de qualité, des tarifs compétitifs et le respect des délais de livraison.
Elle négocie des conditions financières et logistiques avantageuses, élabore ou valide les contrats et accords-cadres, analyse et maîtrise les risques liés aux fournisseurs, et établit des indicateurs de performance pour mesurer l’efficacité des achats.
La Direction des Ressources Humaines (DRH)
La fonction RH est dédiée à la gestion du capital humain de l’entreprise.
Ce département à pour principal rôle l’identification des besoins en personnel. Il recrute et intègre les nouveaux collaborateurs, organise des programmes de formation et gère les carrières.
La gestion des contrats de travail, des absences, de la paie et des avantages sociaux s’accompagne du pilotage des relations avec les représentants du personnel, de la négociation des accords collectifs et de la gestion des conflits.
Collaboration stratégique : la DHA, la DAF et la DRH au cœur de l’acquisition des Prestations Intellectuelles
La collaboration entre la Direction des Achats, la Direction des Ressources Humaines et la Direction Administrative et Financière est nécessaire à l’acquisition et la gestion des Prestations Intellectuelles.
Dans le cadre de la gestion des Prestations Intellectuelles, la DHA et la DAF jouent un rôle complémentaire mais distinct. La DHA est chargée de l’identification des besoins, de la sélection des prestataires, des négociations contractuelles et de la gestion des relations avec eux. Elle garantit également que les conditions financières et opérationnelles respectent les standards fixés par la DAF, tout en s’assurant de leur alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
En parallèle, la DRH intervient principalement sur la gestion des ressources humaines des Prestataires Intellectuels. Elle se concentre sur le suivi des aspects contractuels, le respect des normes sociales et des exigences légales en matière de travail, ainsi que sur la gestion du personnel impliqué dans les missions.
Cette collaboration interfonctionnelle est indispensable car elle garantit que les Prestations Intellectuelles sont acquises de manière efficace et conforme aux besoins de l’entreprise et dans le respect des contraintes financières et réglementaires.
Les défis de la collaboration entre DAF, DHA et DRH : priorités, communication et formation
Une collaboration efficace entre la DAF, DHA et la DRH est parfois entravée par des priorités contradictoires, un manque de communication et une absence de formation adéquate.
Les objectifs contradictoires des différents départements
La DAF et la DHA peuvent parfois avoir des priorités contradictoires qui compliquent leur collaboration.
La DAF est axée sur la gestion stricte des coûts et l’optimisation des ressources financières. Son objectif principal est de contrôler les dépenses globales de l’entreprise ce qui implique souvent de restreindre les budgets et de chercher des économies sur tous les postes de dépenses.
En revanche, la DHA a pour mission de trouver et d’acquérir les biens et services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, tout en garantissant leur qualité. Le département peut être amené à négocier avec des fournisseurs pour obtenir des produits ou services spécifiques, ce qui peut entraîner des coûts plus élevés, mais considérés comme justifiés par la qualité des services de prestations intellectuelles achetés.
Ainsi, là où la DAF cherche à réduire les dépenses, la DHA peut être encline à investir dans des options plus coûteuses car plus avantageuses à long terme. Ces différences de priorités, entre la maîtrise des coûts immédiats et l’investissement pour la qualité, peuvent créer des ralentissements si elles ne sont pas bien coordonnées.
En ce qui concerne la DRH, son objectif principal est de gérer le capital humain de l’entreprise via notamment des processus de recrutement et formations dont les coûts peuvent être élevés. La DAF pourrait considérer ces investissements comme des dépenses à maîtriser, cherchant à réduire les coûts salariaux ou à limiter les budgets consacrés au recrutement et à la formation.
Le manque de communication entre les départements
Une communication fluide entre les départements est indispensable pour assurer une compréhension mutuelle des enjeux et garantir une collaboration efficace. Sans échanges réguliers, le risque est que chaque service fonctionne en silo, prenant des décisions sans tenir compte des contraintes ou des besoins des autres.
Une meilleure communication permet d’aligner les objectifs, d’anticiper les éventuelles tensions et d’améliorer la synergie entre la DAF, la DHA et les RH.
La formation interne : clé de la collaboration efficace entre les différents départements
Bien que la Direction des Achats ait élargi ses compétences ces dernières années, il est primordial de renforcer la formation interne des collaborateurs afin d’améliorer la synergie entre les départements. Une vraie compréhension des enjeux spécifiques de chaque métier permet d’optimiser la gestion des Prestations Intellectuelles et d’éviter les incohérences.
En effet, ces dernières années, le rôle des achats à dépasser la simple négociation commerciale. Aujourd’hui, un Directeur des Achats doit non seulement posséder une expertise en finance d’entreprise et en contrôle de gestion pour analyser les coûts et évaluer la solidité financière des fournisseurs, mais aussi maîtriser les bases du droit pour sécuriser la rédaction des contrats.
De même, chaque département doit développer une vision transversale des missions des autres directions.
A titre d’exemple, des Ressources Humaines ne prenant pas pleinement en compte les exigences spécifiques liées aux prestataires entraîneraient des malentendus, des difficultés contractuelles et des inefficacités dans la gestion des projets. Il en va de même pour la Direction Administrative et Financière, qui doit intégrer les impératifs opérationnels et contractuels pour garantir une gestion financière optimale.
Surmonter les obstacles à une collaboration efficace entre les départements
Implémenter certaines pratiques peuvent permettre de surmonter les obstacles à une collaboration fluide. Voyons lesquelles.
1. Aligner les objectifs grâce à une gouvernance commune
Mettre en place une gouvernance partagée est peut garantir que tous les départements travaillent vers des objectifs communs.
2. Renforcer la communication pour éviter les malentendus
La communication entre les équipes doit être prioritaire pour éviter les erreurs dues à des incompréhensions. En assurant des échanges transparents et réguliers entre les départements, les risques de conflits ou de confusion sont réduits, facilitant ainsi une collaboration efficace.
3. Utiliser des outils collaboratifs pour un partage d’informations optimal
Le recours à des outils collaboratifs communs est un moyen efficace d’assurer une gestion fluide des projets inter-départements.
L’absence d’une plateforme centralisée pour le partage des informations peut entraîner une gestion isolée des projets. L’utilisation d’une plateforme commune permet de centraliser toutes les informations centrales et d’assurer une mise à jour en temps réel, facilitant ainsi la gestion conjointe des projets.
4. Répondre aux besoins spécifiques des métiers grâce à des outils adaptés
Les départements financiers et des achats ont des besoins spécifiques en matière d’outils pour la gestion des Prestations Intellectuelles et des services.
D’un côté, les services financiers recherchent des solutions offrant un contrôle budgétaire rigoureux, une gestion analytique détaillée et une répartition précise des charges par projet. De l’autre, la direction des achats a besoin d’outils permettant d’optimiser la gestion des fournisseurs, d’améliorer le suivi des négociations et de garantir la qualité des prestations.
Pour une collaboration efficace, il est important de choisir des solutions intégrées qui répondent aux exigences de chaque département tout en favorisant une gestion cohérente et harmonisée des Prestations Intellectuelles.
Un Vendor Management System (VMS), (ou Système de Gestion des Fournisseurs), outil de gestion des achats et des prestations externalisées, permet de répondre efficacement aux attentes des deux départements tout en assurant un suivi optimal.
5. Former les équipes sur les enjeux des autres départements
Une formation intégrée et transversale est un levier puissant pour mieux comprendre les priorités et les défis de chaque équipe. Les départements doivent être formés aux enjeux des autres fonctions pour mieux saisir leurs besoins spécifiques.
6. Favoriser un leadership collaboratif pour harmoniser les efforts
Un leadership efficace, capable de fédérer les initiatives de chaque acteur, constitue une solution privilégiée. Le leadership collaboratif permet de bâtir une vision partagée, d’unir les équipes et de garantir une organisation fluide, axée sur la réalisation d’un objectif commun.
