Mardi 9 mai, les acheteurs se retrouvent après un long week-end pour un petit déjeuner autour de la gestion électronique des contrats. Présentée par Legisway, la conférence évoque les avantages qu’ont les entreprises à dématérialiser leurs contrats.
Avec 16 ans d’expérience de la gestion des contrats, un logiciel unique (Contrat Tech’) et plus de 300 clients à travers le monde, Legisway est le spécialiste français de la gestion électronique des contrats.
Théodore de Saint Remy et Nicolas Sarraquigne, responsables commerciaux de Legisway, dressent le bilan de cette gestion souvent chronophage et stratégique pour les entreprises. Solutions codées « maison » par l’équipe IT, classeur Excel, fichiers partagés sur le réseau, gestion des contrats par départements, ou par les services généraux, chaque entreprise a sa propre façon de gérer les contrats.
L’EVOLUTION DE LA GESTION CONTRACTUELLE
Au début des années 2000, le contexte n’était pas le même et les entreprises ne rencontraient pas ou peu de problèmes liés à la gestion des contrats. Mais la crise économique et la digitalisation ont amené les entreprises à repenser leurs organisation en terme de gestion contractuelle.
En effet, même en 2017, certaines entreprises du CAC 40 fonctionnent encore avec des tableaux excel partagés sur le réseau à différents collaborateurs ou alors avec des solutions internes.
Celles-ci sont souvent risquées, car si un transfert des connaissances de l’outil n’a pas été correctement fait, l’entreprise prend le risque de ne pas pouvoir parfaitement le réparer en cas de dysfonctionnement.
Leur gestion demande généralement du temps et, en cas de problème, il est parfois difficile pour les entreprises d’identifier les dysfonctionnements et surtout de les régler.
De part son importance, le contrat peut être considéré comme un actif à part entière. Il est également de plus en plus l’affaire de tous : DAF, Direction Générale, DSI, Direction Juridique et Direction Achats.
Son aspect collaboratif est grandissant, et sa centralisation au sein d’un seul et même outil devient primordiale.
Lorsque l’entreprise « part de zéro », il est important de limiter le champ d’action à un seul périmètre. Par exemple, la gestion électronique des contrats fournisseurs.
Une fois le processus ancré dans l’organisation, on peut alors étendre le périmètre d’action de l’outil.
DES CONTRATS DE PLUS EN PLUS COMPLEXE
Quel que soit son type, la signature d’un contrat n’est pas un aboutissement, mais un commencement. En effet, les obligations démarrent une fois le contrat signé.
Avec cette nouvelle donne, la crise économique et de plus en plus de sollicitations opérationnelles, la gestion d’un contrat nécessite une attention particulière.
Avec la crise économique, la complexité grandissante des contrats, les sollicitations opérationnelles et le manque de ressources, une mauvaise gestion contractuelle impactera aussi bien les ventes, la production mais également les fonctions supports comme la DAF, les RH, les Directions Achats ou la DSI.
Le contrat devient l’affaire de tous, et il devient essentiel d’outiller la mutation du « processus contrat ».
Grâce à son système d’alertes, Contrat Tech’ permet de tenir informés les collaborateurs concernés par un contrat, ou uniquement une clause. On parle alors de « contract management », qui permet de creuser, documenter et faire mûrir le contrat. Il permet aussi de désamorcer les litiges en amont.
Concernant le calendrier du Club des Acheteurs, rendez-vous le 15 juin pour une conférence dédiée au Sourcing Digital.
