Quels nouveaux leviers d’optimisation sont susceptibles de faire évoluer les organisations vers davantage d’efficacité ? Et vers une meilleure valorisation des métiers ? Le 4 juin dernier, la Club des Acheteurs de Prestations Intellectuelles a réuni plusieurs experts pour débattre sur le sujet.
En accueillant pas moins de 150 fournisseurs IT dans le cadre de son appel d’offres sur la modernisation du système ISIS 2020, l’outil de gestion et de paiements des aides relatives à la Politique agricole commune (PAC), l’ASP (Agence de services et de paiement) a initié en 2018 une mutation en profondeur tournée vers l’avenir. Cet organisme public qui gère plus de 20 milliards d’euros d’aides et subventions s’engage dans une dynamique de dématérialisation de ses processus en vue d’une simplification des démarches, d’une amélioration de la qualité de service, et aussi d’une meilleure gestion des dispositifs de soutien financier.
L’un des apports majeurs de ce vaste projet est qu’il représente une source d’économies ainsi qu’un levier de valorisation de l’activité. « La digitalisation devrait permettre des gains de 5 à 10 % au niveau des achats. Ceux-ci serviront à financer de l’innovation car les remaniements profonds de la PAC prévus pour 2020 induiront un grand nombre de changements par rapport aux données à manipuler, à exploiter car les exploitants agricoles devront alors prouver des seuils de résultats en termes de performance ou sur un plan qualitatif, pour prétendre à des renouvellements d’aide », explique Emmanuelle Mougin, directrice de projet Transformation numérique et Contrats stratégiques IT au sein de l’ASP. L’organisation s’est également dotée d’un incubateur de solutions IT dans lequel sont menés 4 POC (Proof of concept) par an sur différents sujets, ainsi que différents démonstrateurs, en prélude aux innovations à apporter
D’autres approches innovantes dans les achats de prestations concernent la mobilisation des compétences dans l’entreprise. Le rapport à la vie active est aujourd’hui en plein bouleversement. On dénombre d’ores et déjà près de 2,5 millions de travailleurs indépendants en France. « On estime que les freelances doubleront d’ici 2022. Un millenial sur deux envisagerait actuellement d’évoluer dans ce sens », rappelle Fabien Baiata, directeur France de Freelance.com. La recherche de compétences et du juste profil pour une mission donnée devient dès lors une opération qui nécessite beaucoup de précautions, d’autant que plusieurs nouvelles plateformes proposant les services de prestataires apparaissent chaque année.
« Il n’est pas aisé dans ce contexte d’y voir clair. Les acteurs permettant d’avoir un canal unique de traitement pour trouver le collaborateur pour des projets ponctuels non stratégiques sont à privilégier dans ce domaine », reprend Fabien Baiata. Il tire également la sonnette d’alarme par rapport aux écueils relatifs au statut d’autoentrepreneur. « Le but est d’aboutir à une gestion de la sous-traitance la plus optimisée possible avec une meilleure maîtrise de risques. Or, ce statut peut être un risque majeur. La cour de Cassation a récemment statué sur une requalification de contrats et une assimilation au salariat, dans le cas d’un autoentrepreneur, alors même que celui-ci exerçait son activité pour obtenir un complément de revenus, et non pour une activité professionnelle principale. »
L’AUTOMATISATION POUR CHANGER DE DIMENSION
Enfin, la question de l’optimisation des achats ne peut être décorrélée de la RPA (Robotic Process Automation), véritable phénomène en passe de se démocratiser dans les entreprises, si l’on en croit Sébastien Dumas, directeur Marketing et Innovation de l’éditeur de solutions achats Synertrade. La RPA permet l’exécution automatique de tâches simples, répétitives. Son champ d’application est très vaste. La gestion des données achats peut ainsi être optimisée. Concrètement, elle peut concerner la mise à jour des référentiels achats (utilisateurs internes, nomenclature achats), les données fournisseurs (relances, vérification du taux de complétion…), la mise à jour des indices, taux de change. « Il s’agit de faire gagner du temps aux équipes qui se concentreront davantage sur les tâches à haute valeur ajoutée », indique Sébastien Dumas.
Un tel outil permet par exemple d’assurer l’automatisation des rapatriements de données pour créer des matrices de gestion du risque, des relances pour l’obtention de certains documents, de l’anonymisation des données dans le cadre du RGPD, ou encore la vérification des compatibilités avec des clauses contractuelles.
